Trzy pomysły na bezpieczeństwo

Oczywiście, żaden menedżer nie chce, aby pracownicy doznali obrażeń w pracy, ale niestety, często koszty działań BHP (np. dodatkowy czas i kapitał wydany na materiały i sprzęt) stanowią przeszkodę w podejmowaniu dobrych decyzji. Kiedy koszt bezpieczeństwa staje się obciążeniem, podejście firm do BHP zaczyna się ochładzać. Czy nie byłoby miło, gdyby istniał sposób na zmniejszenie tego “kosztu”, zwiększenie wartości dodanej dla firmy przy jednoczesnym osiągnięciu wymaganego poziomu bezpieczeństwa? Cóż, jest na to sposób – trzeba uczynić działania z zakresu BHP bardziej wydajnymi.

Dwugłos w sprawie BHP

Ostatnio firma, z którą współpracujemy, poprosiła nas o ocenę skuteczności jej podejścia do bezpieczeństwa. Aby zebrać dane, udaliśmy się do szeregu jej zakładów na całym świecie i przeprowadziliśmy wywiady z około 800 pracownikami i 100 menedżerami liniowymi. Jednym z naszych pytań do przełożonego było: “Ile czasu poświęcasz na bezpieczeństwo?” Większość pytanych osób, nadzorujących pracę na linii, zgodziła się, że poświęcają co najmniej 60 proc. swojego dnia na działania związane z bezpieczeństwem, takie jak obserwacja sposobu zachowywania procedur bezpieczeństwa, dochodzenia w sprawie incydentów, szkolenia, wypełnianie formularzy, przygotowywanie prezentacji i wprowadzanie danych.

Kiedy przedstawiliśmy tę informację zespołowi zarządzającemu, specjaliści od BHP byli zadowoleni, podczas gdy ludzie z operacji niespecjalnie. Jeśli twoja firma zajmuje się produckją lub świadczeniem usług, a następnie poświęca 60 proc. twojego czasu robienie czegoś innego, nie idzie to w parze z zamysłem zarządu, klientów i inwestorów.

Ponieważ miałem okazję pracować zarówno w roli menedżera BHP jak i menedżera operacji, rozumiem obie perspektywy. Rozwiązanie problemu leży oczywiście pośrodku. Tę pośrednią postawę osiąga się dzięki wspólnemu zrozumieniu, jak być skutecznym i wydajnym w zakresie bezpieczeństwa. Oto kilka praktyk mających na celu poprawę skuteczności i wydajności twojego podejścia do bezpieczeństwa.

1. Zintegruj BHP z procesami operacyjnymi i wspierającymi

Jeśli programy BHP zainstniały w działaniach twojej firmy dość późno i są realizowane niejako z zewnątrz, menedżerowie operacyjni będą musieli pomóc specjalistom w zakresie BHP poznać strukturę swoich działów. Na przykład niezbędne może być umieszczenie informacji o źródłach zagrożeń w zleceniach i instrukcjach pracy. Tworzy to bardziej wydajny i zintegrowany proces roboczy, w którym pracownicy utrzymania ruchu są mniej skłonni do zapominania o koniecznych środkach bezpieczeństwa. Istrukcje pownny być tak skontruowane, aby dobre wykonanie zadania było jednoznaczne z bezpiecznym go wykonaniem.

Wielu z was nie lubi przeprowadzać analiz zagrożenia i bezpieczeństwa pracy (JHA lub JSA). Często jest ona postrzegana jako “dodatkowe” zadanie. Koniecznośc wykonania dodatkowej pracy, poświęcanie czasu na wypełnianie papierków itp. przyczynia się do złego procesu decyzyjnego. Integracja oczekiwań JHA w standardowe, codzienne zadania operacyjne sprawi, że bezpieczeństwo jak i sama praca staną się bardziej skuteczne i wydajne.

Na przykład pierwszy z trzech elementów w JHA jest listą zadań. Powinna ona być częścią instrukcji pracy, planu pracy lub też zostać zdefiniowana na spotkaniu przed rozpoczęciem pracy. Wskazanie w instrukcji wykonywania pracy konieczności przeprowadzenia JHA jest dowodem na to, że ogólny proces planowania pracy jest słaby. Tam, gdzie to możliwe, włącz szkolenie z zakresu bezpieczeństwa do treningu procesu roboczego. Na przykład, jeśli twoja organizacja prowadzi szkolenia związane z konkretnym zadaniem (i szkolenia odświeżającym), wówczas umieść w tym szkoleniu wymagane elementy informacji o zagrożeniach, zamiast zmuszać wszytkich do uczestnictwa w dodatkowym, ogólnym zebraniu dotyczącym BHP. Elementy związane z zagrożeniem, takie jak specyficzne dla danej pracy zagrożenia chemiczne i wymagane środki ochronne staną się dla pracowników bardziej istotne i będą postrzegane jako część zadania, a wiedza będzie przekazywana w bardziej zrównoważony i efektywny sposób.

2. Spraw, aby slogan “bezpieczny” był bardziej widoczny

Chociaż upewnienie się, że dany proces jest bezpieczny to zadanie dla specjalisty BHP, nie oznacza to jednak, że tylko on ma wykonywać to zadanie. Jeśli zadbasz o to, aby na miejscu pracy pojawiły się graficzne elementy, określające zasady bezpiecznej pracy, wtedy pracownikom łatwiej będzie zidentyfikować odstępstwa i każdy z nich stanie się liderem BHP. Oto kroki do stworzenia właściwego przekazu:

• określ właściwe elementy bezpiecznej pracy – np. pozycję ciała, warunki zewnętrzne, poprawne wartości wskażników takich jako manometr itp.,
• zwerbuj ze swojej firmy osoby, które posiadają dużą wiedzę o procesach oraz pokłady kreatywnej energii ,
• wspólnie zaprojektujcie wizulane wskazówki które uświadomią pracownikom, jak ma wyglądać prawidłowe wykonywanie operacji. Wykorzystaj kodowanie kolorami dobrych i złych praktyk oraz wykonaj zdjęcia / schematy odpowiedniego stanu maszyny, pozycji ciała itp. Pamiętaj, że celem jest, aby każdy, kto przechodzi obok, mógł określić, czy wszystko przebiega zgodnie ze wymogami BHP,
• aby sprawdzić, czy przygotowane grafiki są skuteczne, skonsultuj się z osbami, które nie znają danego procesu, a nawet nie mają wiedzy technicznej.

3. Nie bój się korzystać ze skrótów

Skróty leżą w ludzkiej naturze. Czasami przecinaliśmy trawnik po przekątnej, zamiast podążać dłuższą drogą trasą wyznaczoną przez chodnik. Kiedy środki bezpieczeństwa stają się przeszkodami w produkcji lub są postrzegane jako dodatkowe prace i pracownicy decydują się pominąć dany krok lub stworzyć jego obejście, wyniki mogą być tragiczne. Modyfikacja procedury bezpieczeństwa lub użycie niewłaściwego narzędzia do pracy często znajdują się w łańcuchu przyczyn wystąpienia wypadków przy pracy.

Jeśli odkryłeś “niestandardowe” pomoce w miejscu pracy (np. narzędzia wykonane przez pracowników czy oznaczenia na elementach sterujących ) wskazuje to, że wykonywany jest skrót. Kiedy już skróty te zostaną odkryte, konieczne jest, aby liderzy operacyjni upewnili się, że przyczyny źródłowe obejścia procedur zostały zidentyfikowane, a następnie uwzględnione w przeprojektowywaniu procesów.

Autorów tych skrótów warto wykorzystać, aby zapobiec niekotrolowanemu “hakowaniu” procedur. Poproś ich o przeprojektowanie procesu wedle swojego uznania. Tak, zgdadza się – namiawiam do wykonywania skrótów. Jedną z zasad, których nauczyłem się na początku mojej kariery menedżerskiej, jest to, że ludzie w różny sposób wykorzystują swoją energię. Niestety, z różnych powodów, osoby najbardziej energiczne nieraz starają się działać “przeciwko systemowi”. W świecie informatyki, organy ścigania od lat potrafią docenić wartość jaką stanowią doświadczeni kryminaliści, wykorzystując wiedzę hakerów komputerowych i wprowadzając ich do pracy w obszarze cyberbezpieczeństwa i w dochodzeniach.

Aby wyciągnąć ludzi z “ciemnej strony”, zacznij od docenienia ich energii, zdolności, umiejętności i pomysłowości. Dołącz te osoby do zespołów projektowych i daj im udział w uczynieniu procesu skrótem – ale też w budowie odporności na dalsze skrócenie. Rzuć nowo stworzonemu zespołowi wyzwanie – niech proces będzie zarówno bezpieczniejszy, jak i skuteczniejszy. Sprawdź zaproponowane zmiany wykorzystując do tego celu niedoświadczonych pracowników w najtrudniejszych okresach operacyjnych. Na przykład, jeśli bezpieczeństwo wydaje schodzić na drugi plan pod koniec miesiąca, kiedy produkt musi zostać dostarczony do klienta, jest to dobry czas na przetestowanie zabezpieczenia przed skróceniem procesu.

Aby wypróbować jedną z tych trzech zasad w swojej organizacji, stwórz mały zespół roboczy, udziel swoich porad i wsparcia, zbuduj konsensus w sprawie prostego projektu pilotażowego, osiągnijcie pewne sukcesy i rozpęd, a następnie odsuń się na bok i patrz, jak wszystko się rozwija.