Zapas zabezpieczający – jak ustalić jego poziom?

Zapas zabezpieczający (safety stock), to towar i opakowania przechowywane w magazynie w celu równoważenia wahań popytu i niedokładności prognoz zapotrzebowania. Pozwala on przedsiębiorstwom uchronić się przed ryzykiem niewykonania zlecenia.

Wysokość zapasu zabezpieczającego powiązana jest z dokładnością, z jaką można przewidzieć zapotrzebowanie na dany artykuł w przyszłych okresach. Dlatego też, jego właściwy poziom najtrudniej jest ustalić podczas wprowadzania nowego produktu na rynek. W jaki sposób można ustalić optymalny poziom zapasu zabezpieczającego?

Zapas zabezpieczający – obliczenie

Zbyt wysokie zapasy bezpieczeństwa mogą skutkować zbędnymi kosztami. Powodują zamrożenie kapitału, wywołują ryzyko strat związanych z przeterminowaniem produktu lub pogorszeniem z czasem jego właściwości (np. opony samochodowe). Zbyt niskie zapasy bezpieczeństwa grożą utratą sprzedaży, a tym samym wyższym wskaźnikiem rotacji klientów.

Przy kalkulacji zapasu zabezpieczającego uwzględnia się historyczne dane dotyczące wydań towaru. Akwizycję i analizę tych danych ułatwiają informatyczne systemy magazynowe WMS.

Jak zoptymalizować poziom zapasu zabezpieczającego?

W przypadku magazynów przyprodukcyjnych, poziom zapasów bezpieczeństwa powiązany jest z metodą planowania produkcji na zapas (MTS – Make to Stock). Strategia MTS stosowana jest w sytuacji, gdy popytu na dany produkt nie można dokładnie oszacować. Produkcję na zapas często stosują firmy, w których występują znaczne i z góry przewidywalne sezonowe wahania popytu towarów. Przykładem mogą być m.in. producenci zniczy (Uroczystość Wszystkich Świętych), producenci ozdób choinkowych i popularnych upominków (Święta Bożego Narodzenia). Dzięki strategii MTS przedsiębiorstwa mogą zgromadzić zapasy przed okresowymi wzrostami popytu.

W przypadku firm przedsiębiorstw zaopatrujących się u zewnętrznych dostawców, przy kalkulacji zapasu zabezpieczającego uwzględnia się:

• Zapotrzebowanie/popyt – liczba artykułów konsumowanych przez klientów
• Czas realizacji (lead time) – szacowany czas dostawy zamówionych produktów, z powodu możliwych zdarzeń losowych należy dodać do niego margines opóźnienia, który w razie potrzeby pokryje zapas zabezpieczający;
• Poziom obsługi klienta – zdolność do zaspokajania potrzeb klientów w zakresie czasu dostawy i niezawodności;
• Zmienność zapotrzebowania w czasie.

Wzory na obliczenie zapasu zabezpieczającego

Na przestrzeni czasu wykształcił się szereg metod służących ustaleniu zapasu zabezpieczającego. Do najczęściej stosowanych obecnie wzorów matematycznych należą:

Średnia wartość zapasu bezpieczeństwa
Jest to najprostsza i najpowszechniej stosowana metoda obliczania zapasów bezpieczeństwa. Jej wadą jest to, że nie uwzględnia sezonowych wahań popytu. Według tej metody zapasy bezpieczeństwa są obliczane przez pomnożenie maksymalnej liczby jednostek sprzedanych w ciągu jednego dnia przez maksymalny czas realizacji (najdłuższy czas, jaki zajęło dostawcy dostarczenie zapasów). Od otrzymanej wartości odejmuje się iloczyn średniej liczby jednostek sprzedanych w ciągu dnia i średniego czas realizacji (średni czas potrzebny dostawcy na dostarczenie towaru).

Formuła Heizera i Rendera
Formuła ta bywa stosowana w sytuacji, gdy występują znaczne rozbieżności w czasie realizacji po stronie dostawcy. Wadą metody jest to, że nie uwzględnia ona zmian popytu. Zapas bezpieczeństwa obliczany jest w tym przypadku poprzez pomnożenie zakładanego współczynnika poziomu obsługi (odsetek terminowo zrealizowanych zleceń) i odchylenia standardowego czasu realizacji (częstotliwość z jaką średni czas realizacji różni się od rzeczywistego czasu realizacji).

Metoda Grasley’a
Wzór ten uwzględnia czas realizacji i wahania popytu, co zapewnia większą precyzję w porównaniu z poprzednimi metodami. Formuła ta nie uwzględnia jednak zapasów, które są jeszcze w produkcji i nie są jeszcze gotowe do sprzedaży. Zapas bezpieczeństwa obliczany jest według tej metody poprzez pomnożenie średniego zapotrzebowania na artykuł, współczynnika poziomu obsługi i odchylenia standardowego czasu realizacji.
Zalezienie optymalnego poziomu zapasu zabezpieczającego pozwala osiągnąć równowagę pomiędzy rozbieżnymi celami: ograniczeniem ryzyka braku towaru, a nadmiernym stanem magazynowym. Magazynowe systemy informatyczne potrafią obecnie znacząco ułatwić proces zbierania danych, analizy, obliczeń i zarządzania wysokością zapasu zabezpieczającego.