Zarządzanie przez cele

Wyzwania przed jakimi dzisiaj stoi każda organizacja to między innymi: coraz trudniejsza sytuacja na rynku pracy, rosnąca złożoność potrzeb klienta, budowanie silnej i wartościowej marki oraz konieczność ciągłego podnoszenia efektywności struktur organizacyjnych. Szczególnym wyzwaniem, przed jakim dodatkowo stanęła Grupa Raben była akwizycja firmy Wincanton.

Pogarszające się prognozy w gospodarce nie budują dobrej atmosfery dla zmian rozwojowych i inwestycji. W trudnych czasach przedsiębiorstwa najczęściej decydują się na cięcie kosztów, często na zamrożenie wynagrodzeń. W takiej sytuacji pracownicy mogą utracić motywację do działań na rzecz organizacji.

Nabiera to szczególnego znaczenia, gdy weźmie się pod uwagę informacje o niedającej powodów do optymizmu sytuacji demograficznej Polski. W latach 2010-2030 nastąpi głęboki niż zasobów pracy. Rynek pracy skurczy się o 2 miliony osób. Pracodawcy będą zmuszeni konkurować o najlepiej wykwalifikowanych pracowników.

Rosnąca złożoność potrzeb klienta

Klient dziś jest bardziej świadomy swoich potrzeb konsumenckich niż jeszcze dekadę temu. Szeroki dostęp do Internetu pozwala w krótkim czasie poznać bliżej produkt/usługę i, co więcej, porównać z ofertami konkurencji. Dlatego dobrze zorientowany w sytuacji na rynku klient, wymaga nie tylko wysokiej jakości produktu lub usługi, ale również poszukuje profesjonalnego partnera – doradcy. Stąd szczególna odpowiedzialność osób mających wpływ na rozwój pracowników w organizacji. W praktycznym działaniu są to np. wewnętrzne szkolenia dla pracowników, włączanie do systemu zarządzania przez cele, takich elementów jak stopnień zadowolenia klienta z obsługi, wypełnianie norm jakościowych KPI, oraz usprawnienie i innowacyjność w kluczowych procesach.

Proces rekrutacji

Wobec tak sprecyzowanych wyzwań biznesowych HR w Grupie Raben proponuje różnorodne działania wspierające, jak między innymi proces rekrutacji i selekcji. Powinien on odbywać się przy ścisłej współpracy z osobami, które będą bezpośrednio zarządzały rekrutowanymi pracownikami. W Grupie Raben kandydaci są weryfikowani pod kątem dopasowania do kultury organizacyjnej. Pomaga w tym zestaw pytań sprawdzający kandydatów pod kątem wartości korporacyjnych oraz kluczowych kompetencji. W bardziej zaawansowanych metodach doboru pracowników takich jak Assessment Center: studia przypadków są ściśle związane z rzeczywistymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. Narzędzia doboru pracowników tworzone są wspólnie z osobami zarządzającymi danymi obszarami. Takie podejście pozwala na precyzyjne zdefiniowanie profilu poszukiwanej osoby i zweryfikowanie tych kwalifikacji, które uważane są na danym stanowisku za kluczowe.

Rekrutacja i selekcja powinny odbywać się przy ścisłej współpracy z osobami, które będą w bezpośredni sposób zarządzały rekrutowanymi pracownikami

Dobierając pracowników należy być świadomym, że decyzja zapada po obu stronach. Dzisiejszy rynek wymaga od organizacji wprowadzenia takich programów, które utrzymają i będą rozwijać pozyskane talenty.

Specjal Forces & Innovators

Takim programem w Grupie Raben jest Special Forces – skierowany do osób, które chcą dzielić się doświadczeniem z filiami biznesowymi zlokalizowanymi za granicą. Kandydat do udziału w projekcie bierze udział we wstępnej rekrutacji wewnętrznej, po przejściu której ma szansę zostać oddelegowanym na jakiś czas do innych spółek, czy oddziałów w ramach Grupy Raben, aby dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem lub rozwijać nowy produkt, czy usługę.

Projekt Innovators wprowadziła z sukcesem spółka Fresh Logistics. Podczas trwania projektu pracownik zdobywa doświadczenie przez półtora roku uczestnicząc w procesach z różnych obszarów organizacji według wcześniej zaplanowanej ścieżki. Programy te mają na celu jednoczesne motywowanie samorozwoju pracowników i wsparcie biznesu.

Model kompetencyjny

W tak szybko zmieniającym się świecie nowych technologii coraz większą rolę w doborze pracowników odgrywają cechy osobowościowe. Bardzo ważnym aspektem jest dopasowanie pracownika do organizacji i kultury organizacyjnej, a także zespołu w jakim będzie pracował. Między innymi w odpowiedzi na te potrzeby wdrożony został model kompetencyjny, narzędzie służące podnoszeniu jakości zarządzania pracownikami w organizacji. Model zawiera zestaw kluczowych kompetencji. Są to umiejetności wyróżniające, zdefiniowane jako zachowania trudniejsze do zaobserwowania i rozwijania, ale prowadzące do długofalowych sukcesów, np.: otwartość na zmianę i różnorodność, praca zespołowa, dojrzałość menedżerska, nastawienie na cele i efektywność. Model aspirujący pozwala na lepsze dopasowanie pracownika do stanowiska i ma na celu promowanie kultury otwartości, przejrzystości, większej odpowiedzialności pracowników za własny rozwój. Ocena kompetencji odbywa się raz w roku i służy między innymi planowaniu rozwoju pracowników w organizacji.

System motywacyjny i komunikacja

W odpowiedzi na konieczność ciągłego podnoszenia efektywności struktur organizacyjnych w Grupie Raben wprowadzony został system motywacyjny zarządzania przez cele. Wspiera on krótko- i długo terminowe planowanie. Koncentruje się na działaniach istotnych i jest ściśle uzależniony od wyników w organizacji. W ramach tego systemu definiowane są kwartalne i roczne cele, w zależności od stanowiska i działu. Służą one wzmocnieniu niezależności i odpowiedzialności pracowników za podejmowane działania. Budują poczucie wpływu na procesy zachodzące w organizacji. Dzięki zastosowaniu metody kaskadowania celów w dół organizacji, można skupić się na wspólnym kierunku działania.

Dobierając pracowników należy być świadomym, że decyzja zapada po obu stronach

Obok modelu kompetencji, czy opisanego wyżej systemu motywacyjnego, bardzo ważną rolę odgrywa właściwa komunikacja, dlatego w Raben Transport pracownicy, na comiesięcznych spotkaniach budżetowych, dowiadują się o bieżących wynikach firmy, o strategii i kierunku w jakim zmierza organizacja.

O ile wymiana informacji w przypadku pracowników biurowych wydaje się być zadaniem łatwym, o tyle o wyzwaniu możemy mówić w przypadku kierowców. Większość osób zatrudnionych w Raben Transport to kierowcy międzynarodowi. Każdy z nich, na co dzień obsługuje komputer pokładowy, ułatwiający komunikację z dyspozytorami, planowanie tras, ekonomikę jazdy. Wypełnia też szereg dokumentów związanych z obsługą zleceń. Wielu kierowców posiada własne komputery i stały dostęp do Internetu. Tak sprawna obsługa narzędzi ułatwiających komunikację stała się jednym z powodów stworzenia nowego kanału komunikacji – strefy kierowcy, platformy internetowej. Dostęp do platformy jest prosty – odbywa się przez stronę internetową Raben Transport.

Dzięki zastosowaniu metody kaskadowania celów w dół organizacji, można skupić się na wspólnym kierunku działania

Po zalogowaniu kierowcy mają dostęp do najważniejszych informacji o spółce oraz mogą zabrać głos na forum. Eksperyment jak dotąd zdaje egzamin. Strefa cieszy się coraz większą popularnością wśród kierowców i innych pracowników biorących udział w dyskusjach na forum. Dbając o wysoką frekwencję uruchamiane są inicjatywy dodatkowe, np. konkurs fotograficzny. Uruchomienie platformy służy większemu zaangażowaniu kierowców w sprawy ważne dla organizacji, wzmacnia poczucie przynależności oraz znacznie usprawnia proces komunikacji, który ze względu na charakter pracy nie jest łatwy.

Employer Branding

W obszarze związanym z budowaniem marki na rynku pracy warto powołać się na współpracę z różnymi organizacjami studenckimi oraz uczelniami w kraju i za granicą. W ramach tej współpracy odbywają się targi pracy, letnie praktyki, warsztaty (np. z autoprezentacji).

„Dzień Przedsiębiorczości” jest szczególną inicjatywą skierowaną do uczniów szkół ponadgimnazjalnych. Grupy Raben chcąc wybierać osoby najbardziej dopasowane do organizacji z kwalifikacjami wpisującymi się w kulturę organizacyjną, zaszczepia „ziarno” marki w młodych ludziach, zanim podejmą decyzję o kierunku rozwoju swojej kariery. Na organizowanych warsztatach, uczniowie mają szansę doświadczyć, jak przebiega ścieżka adaptacyjna w firmie oraz poznać na czym polega proces dystrybucji i magazynowania. W dotychczasowych edycjach dnia przedsiębiorczości wzięło udział ponad 500 uczniów. Nagrodą dla najbardziej aktywnych szkół i firm w programie jest wizyta u prezydenta RP, gdzie Grupa Raben miała zaszczyt być już trzy razy.

Dzisiejszy rynek wymaga od organizacji wprowadzenia takich programów, które utrzymają i będą rozwijać pozyskane talenty

Można podejmować wiele inicjatyw skierowanych do pracowników zatrudnionych w organizacji lub do osób, o których zainteresowanie walczymy. Warto przekonać się także, jak oni te działania oceniają. Przy współpracy z firmą zewnętrzną, postanowiono zbadać poziom zaangażowania i satysfakcji pracowników w Grupie Raben. Było to bardzo ciekawe doświadczenie, które pozwoliło na dłuższą refleksję nad tym, jak widzą organizację pracownicy i jak oceniają zmiany w niej zachodzące. Oceny końcowe nie oznaczają końca drogi. Najtrudniejszym zadaniem będzie wypracowanie i realizacja działań naprawczych wspierających najniżej ocenione obszary.

Akwizycja z Wincanton

Szczególnym wyzwaniem biznesowym, przed którym stanęła Grupa Raben było przejęcie we wrześniu 2011 spółek z grupy Wincanton. Akwizycja objęła spółki na Węgrzech, w Czechach, Polsce, Słowacji i sieć drogową w Niemczech. Łącznie we wszystkich krajach przejętych zostało ponad 2550 osób. Funkcja działu HR na różnych etapach przejmowania była zróżnicowana. Proces składał się z trzech etapów: pierwszy z nich to Due Diligence, w którym gromadzono informacje o strukturach zatrudnienia w poszczególnych spółkach. Na tym etapie powstawały ogólne plany integracyjne, identyfikowano „ryzyka i synergie”. Drugi etap – to okres pomiędzy podpisaniem umowy i jej zamknięciem. W tym czasie kluczowymi zadaniami, w które zaangażowany był dział HR był przegląd kadr i struktur, potwierdzanie wcześniej zidentyfikowanych obszarów „ryzyka i synergii”, planowanie jednolitych systemów wynagradzania i premiowania oraz planowanie redukcji zatrudnienia. Trzeci etap związany był z optymalizacją zatrudnienia oraz harmonizowaniem systemów administracji kadrowej. Kolejne kroki to działania zmierzające do integracji osób przejętych, nie mniej istotne z punktu widzenia ciągłości procesów, utrzymania współpracy z kluczowymi klientami.