Flotowe Spotkanie Handlowe

Finanse, serwis, przepisy, zakupy – relacja z „Flotowych Spotkań Handlowych”

Prelekcje obfitujące w żywiołowe dyskusje, ciekawe rozmowy w kuluarach, możliwość złożenia oferty handlowej podczas sesji handlowej. To wszystko z udziałem niemal 200 uczestników, na salach wypełnionych najnowszymi samochodami firmowymi i stoiskami z nowatorskimi usługami. Tak wyglądały „Flotowe Spotkania Zakupowe”, organizowane przez FlotęAutoBiznes.

Spotkania organizowane przez FlotęAutoBiznes są wyjątkowe z wielu względów. Kilka miesięcy przed „godziną zero” ogłaszamy tematy wraz z krótkim opisem planowanej treści, jednak prelekcje mają charakter otwarty, jeśli chodzi o sposób przekazywania wiedzy. Zachęcamy bowiem do interakcji i zadawania pytań już w trakcie „przemowy”, a nie ewentualnie po jej zakończeniu, z czego wiele osób korzysta. Nierzadko uczestników zaciekawi jedno zdanie, które staje się zarzewiem do dysputy. A organizatorom zależy, by menedżerowie otrzymali wiedzę jaką potrzebują i uznali, że ich cenny czas został spędzony w sposób efektywny i przynoszący korzyści. Po wystąpieniach jest jeszcze czas na dodatkowe rozmowy podczas Sesji networkingowej/handlowej, gdzie prawnicy, specjaliści od podatków i pozostali prelegenci są do dyspozycji „na wyłączność”.

Wtedy też prawdziwe pole do popisu mają osoby chcący zdobyć nowych klientów lub utrzymać relacje z obecnymi. Podczas „Flotowych Spotkań Zakupowych” do dyspozycji przedstawicieli produktodawców i usługodawców byli menedżerowie z kilkunastu firm użytkujących flotę – od kilkunastu do kilku tysięcy pojazdów. Tylko od nich zależało z iloma wizytówkami i szansami na podpisanie kontraktów wrócili do swoich przedsiębiorstw.

Teoretycznie w tym miejscu powinniśmy zamieścić szczegółową relację z każdej prelekcji. Bo jest się czym pochwalić – zarówno od naszych ekspertów jak i samych uczestników można było usłyszeć wiele ciekawych informacji. Byłoby to jednak nieuczciwe względem osób, które poświęciły czas, by uzyskać wiedzę „na żywo”. Poniżej więc wiadomości w pigułce. A na kolejne spotkania z wiedzą na temat aut służbowych i nie tylko, zapraszamy na przełomie lutego i marca oraz w maju. Szczegóły już wkrótce na www.fab.com.pl i www.log24.pl .

FSL zawsze musi być na full? Finansowa i funkcjonalna analiza poszczególnych usług wynajmu długoterminowego – Bartłomiej Wiśniewski, Provident

– Przy wyborze usług fsl bardzo ważne, by znać potrzeby firmy w kontekście

wykorzystywanych samochodów – wymogi dotyczące ładowności, specjalnych zastosowań czy zwykłego przemieszczania się pracowników. Należy określić standardy dotyczące przydziału aut na podobnych stanowiskach, określenie wyposażenia, zdefiniowanie spodziewanej intensywności eksploatacji (wybór rodzaju napędu), itp. Warto pomyśleć o zapisach w umowie zabezpieczających różnego rodzaju ryzyka związane z użytkowaniem pojazdów. No i systematycznie weryfikować skuteczność wprowadzonych rozwiązań – powiedział Bartłomiej Wiśniewski.

Na przykład przy zakupie paliwa menedżer ma do wyboru kilka sposobów działania:

– korzystanie z sieci stacji koncernów paliwowych i kart paliwowych firmy FSL

– korzystanie z sieci stacji koncernów paliwowych i kart paliwowych zarządzanych osobiście

– umowa z jedna stacją

– korzystanie z stacji „marketowych”

– kupowanie za gotówkę w miejscach wybranych przez użytkownika

Mają one oczywiście swoje zalety jak i wady.

Obsługa samochodów firmowych na gwarancji w sieci PSF na podstawie dyrektyw unijnych – Sylwia Kaszczuk, Polski Serwis Floty

– Gwarancja to dobrowolna umowa między kupującym a sprzedającym. Ponieważ nie jest ona regulowana przez prawo, producenci mogą ustalać zasady udzielenia ochrony praktycznie dowolnie. Gwarancje na samochód mają różne okresy trwania, różne przebiegi, zapisy nierzadko dotyczą tylko określonych podzespołów. Producenci określają także warunki jakie trzeba spełnić aby utrzymać gwarancję oraz wyłączenia z niej – usłyszeliśmy podczas prelekcji Sylwii Kaszczuk.

– Klienci mają obecnie dylemat – skorzystanie z usług ASO czy serwisu niezależnego? Ja chciałabym jasno określić: przegląd okresowy wykonany poza ASO, ale zgodnie z technologicznymi wytycznymi producenta nie może być podstawą do odmówienia naprawy gwarancyjnej. Należy tylko pamiętać o harmonogramie przeglądów dla swojego samochodu – powiedziała prelegentka.

Obsługa serwisowa floty przez serwisy niezależne na przykładzie firmy Moto Flota – Adam Kapek.

Zdaniem prelegenta, korzystanie z serwisu niezależnego może przysporzyć wielkie oszczędności w firmie. Oczywiście wszystko zależy od tego w jaki sposób aktualnie jest zarządzana i serwisowane flota, ale zyski mogą sięgnąć kilkudziesięciu procent. Według Motofocus.pl w Polsce mamy około 19 500 serwisów niezależnych a ASO około 1500. W tych pierwszych serwisowane jest 16 mln aut. Serwis niezależny w potocznym wyobrażeniu to mały, słabo wyposażony warsztat. Ale w naszej sieci jest zupełnie inaczej. – Wiele osób ma także wątpliwości co do jakości naprawy. Śmiem powiedzieć, że najlepsi mechanicy nie pracują w ASO, tylko zakładają swoje własne, niezależne warsztaty – mówił Adam Kapek.

Co ciekawe, podczas wykładów przedstawicieli serwisów niezależnych, mimo różnego rodzaju „pocisków” kierowanych w stronę autoryzowanych sieci obsługi, nikt z ich przedstawicieli nie podjął się polemiki, a na pytanie moderatora „czy jest tutaj ktoś z ASO”, ktoś z sali odpowiedział: „nie mają jak się bronić”

Prelekcja finansowo-księgowa – Grzegorz Czarnecki, Masterlease.

Grzegorz Czarnecki mówił między innymi o cechach umowy FSL:

– niemal 100 procent umów FSL, niezależnie od nazewnictwa (umowa leasingu, najmu, dzierżawy) – to umowy leasingu operacyjnego.

– kontrakty spełniają trzy warunki, pozwalające zgodnie z Ustawą CIT zakwalifikować je jako leasing operacyjny podatkowo: okres ich trwania przekracza 40 procent okresu normatywnej amortyzacji (dla samochodów – minimum 2 lata), suma opłat przy uwzględnieniu opcji wykupu przekracza wyjściową wartość pojazdów, firma leasingowa dokonuje odpisów amortyzacyjnych.

– nie ma obowiązku wykupu aut (to tylko opcja),

– suma opłat pomniejszona o dyskonto nie powinna przekraczać (przy pominięciu opcji wykupu) 90 procent wartości rynkowej przedmiotu umowy,

– nie pojawiają się inne przesłanki, które mogłyby stać się powodem do kwalifikacji umowy jako leasingu finansowego (przyrzeczenie zawarcia kolejnej umowy na to samo auto, spłata wszystkich kosztów przy wypowiedzeniu umowy),

– część firm nazywa swe umowy inaczej (w tym Masterlease – umowa dzierżawy), ale nie zmienia to jednak interpretacji podatkowych.

– kontrakty te są kwalifikowane tak podatkowo, jak i bilansowo, jako leasing operacyjny zatem: są one zobowiązaniem pozabilansowym, wartość aut nie pojawia się w środkach trwałych klienta, raty stanowią koszt uzyskania przychodów.

Jak nie stracić miliona złotych – najczęstsze błędy w polityce zakupowej – Piotr Wagner, ekspert FlotyAutoBiznes.

Tym razem zamiast tradycyjnej prezentacji postawiliśmy na nietypową formę przekazania informacji – wywiadu na żywo, przeprowadzanego przez Tomasza Czarneckiego, moderatora konferencji.

– Czy wśród osób kupujących auta dla firm wszyscy są ekspertami w sprawach finansowania serwisu? Bo dla mnie niektóre zagadnienia to „czarna magia”.

– Nie trzeba się od razu znać na serwisowaniu, zresztą skomplikowane szczegóły technicznie nie są nikomu potrzebne. Należy tylko posiadać chęć zdobywania wiedzy. Pracuję w branży już ponad 20 lat, ale z wykształcenia jestem absolwentem psychologii, więc nawet dla osób po tego rodzaju studiach, zagadnienia zakupowo-flotowe nie muszą być trudne.

– Z czego wynikają najczęstsze błędy działów flotowych i zakupowych w procesach nabywania produktów i usług flotowych?

– Moim zdaniem najważniejsza jest znajomość potrzeb danego przedsiębiorstwa oraz opracowanie odpowiednich procedur związanych z zakupami i zarządzaniem pojazdami służbowymi oraz korzystania z nimi. To klucz do sukcesu. Plus wiedza związana z tym co wpływa na całkowity koszt użytkowania pojazdu, bo wiadomo, że cena wyjściowa stanowi tylko jeden z elementów tzw. TCO.

10 miesięcy, które (nie) zmieniły floty – auta firmowe w służbie prywatnej po nowemu – Joanna Stolarek, doradca podatkowy, Kancelaria Ożóg Tomczykowski. Auta demonstracyjne, zastępcze, leasingowane a odliczanie VAT-u od ich zakupu i paliwa – Prelegent: Jacek Matarewicz adwokat i doradca podatkowy, Kancelaria Ożóg Tomczykowski.

Postanowiliśmy te dwie prezentacje omówić w jednym miejscu, gdyż prelegenci pochodzą z tej samej kancelarii i momentami przekazywali sobie mikrofon. Podczas wystąpień toczyły się długie dyskusje, padło mnóstwo pytań. W pewnym momencie musieliśmy poprosić, by pozostałe wątpliwości rozwiązano podczas indywidualnych konsultacji, bo inaczej spotkanie przedłużyłoby się z pewnością do godzin nocnych.

* Jak przygotować się do kontroli Urzędu Skarbowego:

– zweryfikować zapisy polityk samochodowych i umów o powierzenie samochodów służbowych pod kątem aktualnie obowiązujących interpretacji wydawanych przez organy podatkowe

– stworzyć stosowne procedury firmowe, jeżeli jeszcze ich nie ma

– ustalić czy przyjęte metody obliczania wartości paliwa wykorzystywanego przez pracowników w celach prywatnych są bezpieczne

– określić czy jesteśmy zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży paliw na kasie rejestrującej

– potwierdzić prawidłowość naszego podejścia (np. do „garażowania”) w drodze uzyskania od ministra finansów interpretacji prawa podatkowego

* Odliczanie VAT od aut demonstracyjnych

– Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 18.07.2014 r., sygn. ILPP2/443-405/14-

4/MN.

„Pojazdy będą odprzedawane, ale wcześniej są wykorzystywane jako demonstracyjne lub testowe, czyli trzeba je zarejestrować. Regulamin firmy zakazuje ich używania do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, zainteresowany podjął działania wykluczające możliwość użycia ich do celów prywatnych. Zatem nie można odliczyć pełnej kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z tymi pojazdami bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzającej ich wykorzystanie wyłącznie na cele demonstracyjne lub testowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jeśli dokumentacja nie jest prowadzona, przysługuje prawo odliczenia 50 procent kwoty ww. podatku naliczonego”

– Wyrok WSA w Poznaniu z 11 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Po 1100/14

Samochody osobowe będące „towarami”, wykorzystywane również do celów demonstracyjnych w momencie ich eksploatacji, nie są wyłącznie przeznaczone do sprzedaży. Jeżeli więc spółka chce odliczyć w pełni VAT od wydatków związanych z tymi samochodami, powinna prowadzić ewidencje przebiegu tych pojazdów potwierdzających użytek wyłącznie związany z jej działalnością

– Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Inaczej należy traktować samochody sprzedawane przez komisy samochodowe. „ Auta oferowane przez komisy przeznaczone są wyłącznie do odprzedaży a przedmiotem działalności podatnika jest odprzedaż tych pojazdów. Zatem właściciele komisów samochodowe nie mają obowiązku składania informacji VAT-26 oraz prowadzenia ewidencji przebiegu dla pojazdów przeznaczonych do odprzedaży. Nie ma znaczenia, że ewentualny nabywca odbędzie jazdę próbną samochodem, którym jest zainteresowany”

Wyprzedź kierowców zanim spowodują nadużycia: anatomia przewidywania i gaszenia „pożaru”. Piotr Uklejewski, Glenmark oraz Anna Knapik, Kancelaria Radców Prawnych Klatka i Partnerzy.

Prawdopodobnie była to pierwsza w Polsce wspólna prezentacja menedżera floty i przedstawicielki kancelarii prawnej. Poniżej kilka wybranych case’ów

* W procesie wymiany pojazdu, zawsze występuje problem z jednym z użytkowników, który zawsze oddaje pojazd jak po solidnym gradobiciu. Tłumaczenie? „Nic na to nie poradzę, bo tam gdzie parkuję rośnie kasztan, a nie mam gdzie parkować”.

Jak przeciwdziałać? Zawrzeć w procedurze odpowiedzialność użytkownika za parkowanie pojazdu w bezpiecznym miejscu a jeżeli sytuacja się powtarza rozważyć pokrycie kosztów przez pracownika.

* Użytkownik pojazdu odbiera auto razem z małżonkiem, zasłaniając się zmęczeniem. Po kilku dniach następuje szkoda z winy użytkownika, kilka dni później kolejna – na zastępczym pojeździe.

Jak przeciwdziałać? Jeśli to możliwe, przy wydaniu pojazdu nowy użytkownik powinien odbyć jazdę próbną z menedżerem floty. W przypadkach budzących wątpliwość trzeba zgłosić sprawę do działu HR, wcześniej ustalając procedurę postępowania. Można też zobowiązać pracownika do kursu doskonalenia jazdy.

* Zdarzenie drogowe – pojazd dostawczy cofał i uderzył w stojące na światłach auto kierowane przez użytkownika z naszej firmy. Sprawca szybko pisze oświadczenie, użytkownik sprawdza w pośpiechu czy dane się zgadzają i po paru dniach problem…

Jak przeciwdziałać? Wkładać szablony dokumentów do pojazdów, poprosić dział IT o udostępnienie szablonu lub wzoru oświadczenia na telefonach a jeśli jest już po fakcie, przemyśleć, czy warto uznać szkodę jako z winy pracownika.

Tworzymy bezpieczną flotę – skąd pieniądze, jakie efekty, najważniejsze elementy – Marcin Zawada, Lotte Wedel.

Ciekawostka: Znacznie większa część z budżetu na program bezpieczeństwa Lotte Wedel pochodzi ze źródeł zewnętrznych a nie Wedla.

* Odpowiedzialność pracownika w Lotte Wedel:

– za szkody w samochodach

– pierwsza szkoda 500 zł plus VAT (zawieszona do wystąpienia trzeciej szkody),

– druga szkoda – do 500 zł plus VAT,

– trzecia szkoda – do 500 zł plus VAT plus zawieszona kwota za pierwszą szkodę,

– czwarta i kolejne szkody – do 500 zł plus VAT za każdą szkodę.

– za ponadnormatywne zużycie samochodu, czyli uszkodzenia uniemożliwiające bezpieczne lub zgodne z prawem użytkowanie auta, wpływające na utratę wartości pojazdu, braki w wyposażeniu. „Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w aucie służbowym, w tym za utratę pojazdu oraz jego wyposażenia, uszkodzenie, szkodę spowodowaną niewłaściwą eksploatacją. Kierowca może być zwolniony z tej odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim szkoda zostanie pokryta przez zakład ubezpieczeń

* Program motywacyjny, przykładowe nagrody

– możliwość pierwokupu pojazdu

– ranking bezpiecznych kierowców, wyróżnienia

– nagrody okolicznościowe, premie uznaniowe

– możliwość dostosowania wersji pojazdu według życzenia

– otwarcie wyboru marki i modelu

– konkurs na „Bezpiecznego Kierowcę LOTTE Wedel”

Sesja handlowa, networkingowa.

Trwała ponad godzinę i obfitowała w wiele ciekawych rozmów, zarówno w sprawach handlowych jak i porad związanych z zarządzaniem flotą. Ich treści rzecz jasna nie jesteśmy upoważnieni ujawnić na łamach mediów…