Warsztaty Flotowe: Sprawdź, ile kosztuje Twój samochód firmowy.

Ile kosztuje Twój samochód?

Brak wolnych miejsc kilkanaście dni przed zajęciami. Nietypowe, aczkolwiek zacne miejsce. Wuchta1 merytorycznej wiedzy dostarczona przez profesjonalistów. Ożywione dyskusje. Uczestnicy dziękujący za spotkanie. Tak w kilku krótkich zdaniach można opisać Warsztaty Flotowe odbywające się w salonie Bohemia Motors pod hasłem „Sprawdź ile kosztuje twój samochód flotowy”.

FlotaAutoBiznes od lat stara się odchodzić od standardowych rozwiązań. Tym razem, zresztą już nie po raz pierwszy, zorganizowaliśmy warsztaty flotowe nie w typowej sali konferencyjnej, ale w salonie dealerskim. Skoda Bohemia przygotowała tak doskonałe warunki lokalowe, że dla wzmocnienia akustyki wcale nie potrzebowaliśmy nawet mikrofonów. I wcale nie przeszkadzało „życie za ścianą”, gdzie sprzedawcy obsługiwali klientów, a pracownicy serwisowi naprawiali samochody czy wymieniali opony. Zresztą co bardziej znający się na mechanice dumali zapewne jakie akurat narzędzie jest używane…

Złożony proces zakupowy

Szkolenie miało charakter otwartej dyskusji. Oczywiście prelegenci mieli określony program, lecz ich jakże cenne informacje były poszerzane o wypowiedzi uczestników, którzy również ochoczo zadawali pytania. Nie brakował również rozmów kuluarowych. Dzielenie się wiedzą pozwoliło uzyskać dokładnie te informacje, jakie są im potrzebne w codziennej pracy.

– Kupując samochód do firmy musimy znać jej potrzeby, zależne od rodzaju, zakresu, a nawet miejsca działalności, przyporządkowania aut do stanowisk, wymagań odnośnie silników, wyposażenia, itp. Dopiero wtedy możemy porównywać poszczególne modele, uwzględniając nie tylko wynegocjowaną cenę zakupu, lecz również kwotę możliwą do uzyskania przy odsprzedaży pojazdu, koszty serwisu, ubezpieczenia, spalanie, itp. Nie można zapomnieć o tym, że w wielu podmiotach auto stanowi element wizerunkowy, stąd wybór takiej a nie innej marki. Do tego należy dodać informacje o awaryjności danego modelu, poziomie bezpieczeństwa, opinie innych przedsiębiorców – radził Bartłomiej Wiśniewski z Provident Polska, który prowadził główną część szkolenia.

Dyscyplinować z rozsądkiem

Sporo dyskusji wywołała kwestia, czy warto korzystać z produktów jednej czy dwóch marek. – Przy większej flocie zalecam modele dwóch koncernów, gdyż mamy wtedy większe zdolności negocjacyjne. My na przykład użytkujemy Skody i Toyoty. Oczywiście ta reguła nie dotyczy pojazdów dla zarządu – wiele firm ma tutaj mocno rozczłonkowaną flotę – dodał Wiśniewski.

Na koszt samochodu wpływa także dbałość użytkowników o samochody. Element dyscyplinujący może stanowić na przykład udział własny kierowcy za szkodę, gdy popełnia ją z własnej winy. – Konsekwencje nie mają być „symboliczne”, ale również zbyt dotkliwe, bo pracownicy odejdą do konkurencji… Pamiętajmy także o właściwym regulaminie użytkowania środków lokomocji – właściwe zapisy pozwolą uniknąć nam wielu kłopotów – dodaje Wiśniewski.

Opony a CFM

Ciekawie została rozwiązana w Providencie kwestia zakupu płynów eksploatacyjnych. Nie są one nabywane na stacjach paliw, ale w marketach – przez kierowników regionalnych, którzy je potem rozdzielają pośród kierowców. Mimo wiodącego dostawcy paliw pod względem liczby stacji w Polsce, ekspert poleca rozważenie skorzystania z dwóch emitentów lub nawet indywidualną umowę z poszczególną stacją. Z kolei w aspekcie ubezpieczeń warto pomyśleć o zwrócenie się po pomoc do brokera stanowiącego solidne wsparcie zarówno przy wyborze oferty jak i likwidacji szkód.

Wiśniewski korzysta z finansowania floty przez full serwis leasing. Zwrócił uwagę między innymi na ciekawy szczegół. – Wybierając opcję nielimitowanej ilości opon możemy natrafić na spore wyłączenia. Gdy natomiast podpiszemy umowę na przykład na trzy komplety w trakcie trwania całej umowy, niezależnie od wszystkiego ogumienie i tak musi być w ramach tego limitu wymienione bez ponoszenia dodatkowych kosztów – opowiada nasz ekspert.

Zwrot samochodu

Jeszcze więcej o wynajmie długoterminowym opowiadał Grzegorz Czarnecki z firmy Masterlease. Prelegent poruszał między innymi takie kwestie jak podejście do zamawiania samochodów, wybór dealerów, odpowiedzialność za jakość procesu dostaw, rekalkulacja umów, likwidacja szkód, sezonowa wymiana opon, itp. Ważną rolę w umowie z podmiotem świadczącym usługi fsl odgrywa ubezpieczenie, dostarczenie samochodów (door to door, odbiór od dealera, wymiana floty u klienta, inne) oraz zakończenie życia pojazdu w danej firmie. W tym ostatnim przypadku jest możliwe kupno środka lokomocji przez pracownika użytkującego auto, kupno przez przedsiębiorstwo, lub też zwrot do CFM-u.

Najwięcej kontrowersji wzbudza zwykle oddanie pojazdu do CFM-u, związane z oceną stanu samochodu, jego przebiegu, itp. – Zazwyczaj bazę stanowi Przewodnik Zwrotu Samochodów PZWLP lub Podręcznik Kierowcy Masterlease. Ale zdarzają się oczywiście w umowach indywidualne zapisy. Można oczywiście zgłaszać reklamacje, na przykład jeśli klient twierdzi, że dany element jest w złym stanie z powodu źle wykonanej naprawy blacharsko-lakierniczej nadzorowanej przez CFM – radził Grzegorz Czarnecki z Masterlease.

Komplikacje po zmianie

Jednym z najbardziej wyczekiwanych tematów było użytkowanie samochodów służbowych do celów prywatnych. – Ustawa uległa zmianie, ale w żaden sposób nie rozjaśniła sytuacji. Wciąż pozostaje duża swoboda w interpretacji prawa przez urzędy skarbowe, między innymi przez brak wprowadzenia domniemania ustawowego. Prywatny użytek można ogólnie określić jako korzystanie z pojazdu służbowego poza godzinami pracy, w dniach wolnych oraz urlopu, bez wykonywania obowiązków służbowych – mówił Radosław Pluciński z Kancelarii Adwokatów i Radców Prawnych Pluciński, Madej & Partnerzy.

Możliwe problemy interpretacyjne dotyczą między innymi korzystania z auta służbowego do celów prywatnych przez:

– kierownika sklepu, rejonu lub regionu – który wizytuje sklepy przez 7 dni w tygodniu również w godzinach wieczornych

– przedstawiciela handlowego – który może odbywać spotkania z kontrahentami również w weekend

– dyrektora zarządzającego, który wizytuje oddziały i zakłady firmy

– prezesa zarządu, który odbywa podróż w celu negocjacji np. do głównej siedziby kontrahenta lub banku w Warszawie

– pracownika, który otrzymał pojazd służbowy aby dojeżdżać do siedziby firmy z miejsca zamieszkania oddalonego od kilkadziesiąt kilometrów

– prezesa zarządu, który odbywa podróż do sądu lub urzędu w prywatnej sprawie

Przykładowe interpretacje podatkowe

* Interpretacja indywidualna z dnia 22 grudnia 2011 r. LPB1/415-1119/11-3/TW

Pracownicy dojeżdżający samochodami służbowymi z wyznaczonego miejsca parkowania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych nie uzyskują przychodów ze stosunku pracy w postaci innego nieodpłatnego świadczenia w sytuacji, gdy miejsce parkowania samochodu służbowego zostało im

wyznaczone przez spółkę. Sytuacja taka występuje wówczas, gdy płatnik nie dysponuje

zabezpieczonym placem bądź garażem, w którym można by bezpiecznie parkować

samochody stanowiące jego własność. Zatem przydzielenie samochodu służbowego

pracownikom i wyznaczenie przez pracodawcę miejsca garażowania w miejscu

zamieszkania lub jego okolicy tych osób gwarantuje jego bezpieczeństwo, stałą gotowość

do użytkowania i osiągania przychodu, a tym samym dbałość o powierzone mienie.

* Interpretacja indywidualna z dnia 4 listopada 2011 r. IBPBII/1/415-704/11/MK

Wyznaczenie przez płatnika miejsca garażowania w miejscu zamieszkania pracownika, gwarantujące bezpieczeństwo samochodu i stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku, nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy. Przejazdy z oraz do wyznaczonego przez pracodawcę miejsca garażowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy – stanowią bowiem realizację celu

służbowego – dbałości o powierzone mienie.

Ale…

* Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 24 lipca 2014 – „gdy pracodawca udostępnia pracownikom samochody służbowe, z przeznaczeniem na dojazdy do pracy i z pracy, to świadczy on na ich rzecz usługę. Usługa ta służy celom prywatnym pracownika, gdyż to pracownik bez względu na odległość od miejsca pracy, ma zadbać o to w jaki sposób „dostanie się” na ustaloną z pracodawcą godzinę”.

Sposób dokumentowania służbowego korzystania z pojazdów powinien być podobny jak dla przy odliczeniu podatku VAT za paliwo służbowe:

* Pracownik powinien zawrzeć z firma umowę powierzenia pojazdu służbowego

* Jako dowód odbycia przez pracownika podróży w celach służbowych może służyć wydruk mapy sporządzonej przez nadajnik GPS pojazdu, jeżeli miejsce podróży nie jest miejscem zameldowania lub zamieszkania pracownika.

* Jeżeli pracownik otrzymuje pojazd służbowy w celu odbycia podróży służbowej od poniedziałku do piątku należy przygotować umowę powierzenia pojazdu oraz wręczyć mu odpowiednie polecenie służbowe na piśmie np. spotkanie z kontrahentem X w mieście Y w dniach od A do Z. – nawet w formie mailowej

* Jeżeli pracownik ma korzystać z pojazdu również w weekend firma powinna wręczyć mu odpowiednie polecenie służbowe na piśmie a drugi egzemplarz powinien zostać dołączony do umowy powierzenia pojazdu służbowego oraz delegacji.

* Przy zwrocie pojazdu przez pracownika, korzystającego z auta w celach służbowych należy sporządzić oświadczenie firmy, że użyczyła pojazdu w danym okresie oraz oświadczenie pracownika, że we wskazanych dniach nie wykorzystywał pojazd w celach prywatnych.

* Firma powinna prowadzić ewidencję wykorzystywania pojazdu służbowego przez poszczególnych pracowników np. w formie tabeli, która wskazuje ilość dni oraz kwotę przychodu jaką uzyskał pracownik z tytułu nieodpłatnego korzystania.

Tour de Bohemia

Niejako przerywnikiem w tej mocno fachowej wiedzy była wycieczka po salonie Bohemia Motors. To największy salon Skody w Polsce, a jego właściciel zarządza również w kilku lokalizacjach Bawarią Motors (BMW i Mini), MB Motors (Mercedes) I Lion Motors (Peugeot). Salon Bohemia istnieje niemal od dwóch lat, posiada powierzchnię ponad 600 metrów kwadratowych i pełen zakres usług. – Niedawno na rynku pojawiła się nowa Fabia, jeden z najpopularniejszych modeli flotowych. Ale nasza gama jest bardzo szeroka – Octavia – lider sprzedaży do firm, zyskujący wiele pochlebnych opinii Rapid, SUV o nazwie Yeti, malutkie Citigo. A przecież z niecierpliwością czekamy na nowego Superba – będzie wspaniały – zapowiadał Marcin Chróst z działu flotowego Bohemia Motors.

O zainteresowaniu uczestników niech świadczy fakt, że na nasze pytanie, czy zrobić jeszcze jedną przerwę przed ostatnią częścią warsztatów, wszyscy zgodnie odpowiedzieli „Nie”. I dyskusje toczyły się dalej… Kolejny ciekawy event organizowany przez FlotęAutoBiznes już 20 maja. Będzie równie nietypowo i jak zwykle merytorycznie.

1) Wuchta – z gwary poznańskiej mnóstwo, dużo.