Menedżerowie doradzają jak zmniejszyć wydatki na auta służbowe

Strategia oparta na filarach

Bartłomiej Wiśniewski, Car Fleet and Telecommunication Department Manager w Provident Polska

– Największy potencjał do oszczędności upatruję w ograniczeniu przebiegu pojazdów służbowych. Niezależnie z jakiego źródła firma pozyskuje auta, większa liczba pokonanych kilometrów przekłada się wprost na wyższe koszty ponoszone na paliwo, eksploatację, bezpieczeństwo, itp. W zależności od stopnia restrykcyjności polityki samochodowej i stosowania narzędzi mających na celu określanie optymalnych tras takich jak nawigacja, czy monitoring GPS, „zyski” mogą wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu procent.

Kolejny aspekt wart rozważenia stanowi analiza konkurencyjnych marek, które cały czas, mimo swojej wysokiej jakości i rosnącego prestiżu upatrywane są jako produkty tańsze. Mam tutaj na myśli produkty takich firm jak Kia, Hyundai, czy Dacia. Ich wybór może przynieść firmie również oszczędności. Nigdy nie zapominajmy jednak, że analizując kwestię zakupu konkretnego modelu, musimy brać pod uwagę TCO (Total Cost of Ownership), a nie tylko cenę zakupu czy koszty części zamiennych. Elementem bardzo często pomijanym, szczególnie przy finansowaniu samochodów ze środków własnych, jest bowiem wartość końcowa, mogąca przeważyć szalę na korzyść jednego czy drugiego producenta. Zmiany muszą odbywać się stopniowo, być konsultowane z wieloma podmiotami, komunikowane w ten sposób, by pracownicy je zrozumieli i zaakceptowali.

Koszty ponoszone na funkcjonowanie aut służbowych w Provident Polska stanowią, jak w większości firm, dużą część ogólnych wydatków prowadzonej działalności. W 2012 roku kontynuując strategie obraną jeszcze dwa lata wcześniej, przechodzimy z floty własnej na wynajmowaną. Ten ruch pozwoli uzyskać oszczędności i zminimalizować ryzyka związane z posiadaniem swoich samochodów. Dodatkowo, jak wspomniałem już wcześniej, analizujemy możliwości ograniczenia przebiegów generowanych przez nasze pojazdy służbowe, a co za tym idzie koszty zużywanego paliwa, ubezpieczenia i leasingu. Nie kupujemy aut tańszych, a dzięki dokonywanym analizom TCO udaje nam się wybierać samochody coraz lepiej wyposażone, bezpieczniejsze i bardziej ekonomiczne.

Zmiany jakie wprowadzamy w Provident Polska są ewolucyjne, a nie rewolucyjne. Będziemy kontynuować kierunek obrany wcześniej, nie zapominając oczywiście o dyskutowaniu rozwiązań z wszelkimi stronami, których te zmiany dotyczą, wliczając w to użytkowników samochodów. Nasza strategia zarządzania flotą jest oparta na kilku kluczowych filarach, takich jak racjonalność kosztowa, bezpieczeństwo i komfort pracy użytkowników oraz ekologia.

Rozwiązania rynkowe ulegają zmianom, dlatego regularnie analizujemy oferty rynkowe, nie zmieniając przyjętych podstawowych założeń. To, czy takie kwestie jak zakup lub wynajem samochodów elektrycznych, hybrydowych, nawigacji, monitoringu GPS, będą przez nas stosowane w przyszłości, w dużej mierze zależy od równowagi między potrzebami naszych interesariuszy, a rachunkiem ekonomicznym firmy. Chcemy tą stabilność zawsze zachować.

Kupujemy auta demonstracyjne

Marcin Trzpil, Fleet Manager Grupa Spinex

– Możliwości poczynienia największych oszczędności na flocie widzimy w bezpiecznej jeździe kierowców. Mamy strategię poprawy techniki prowadzenia aut przez naszych pracowników, która w obliczu wyższych stawek polis ubezpieczeniowych stała się inicjatywą trafioną w dziesiątkę. Projekt realizujemy poprzez szkolenia z zakresu doskonalenia techniki jazdy, czy pokonywania tras w sposób ekologiczny, czyli inaczej ekonomiczny.

Optymalizacji kosztów floty w firmie nie postrzegamy jako redukcji liczby samochodów. Nie zamierzamy także przechodzić na wynajem długoterminowy aut, gdyż takie rozwiązanie należy przeanalizować względem konkretnego przedsiębiorstwa, a w naszym przypadku by się ono nie sprawdziło. Aktualnie posiadamy park pojazdów finansowany ze środków własnych. Opracowaliśmy strategię, która w znaczący sposób redukuje nakłady niezbędne na utrzymanie samochodów służbowych i w aktualnej sytuacji rynkowej osiąga ona założone cele. Procedury postępowania jakie wprowadziliśmy dotyczą wszystkich pracowników bez względu na zajmowane stanowisko.

W obliczu drastycznego wzrostu cen paliw zrezygnowaliśmy z tankowania produktów należących do segmentu premium. Na wzrost stawek polis ubezpieczeniowych zareagowaliśmy zmianą ubezpieczyciela. Wprowadziliśmy również zalecenie dotyczące mycia samochodów. Na stałe współpracujemy z dwoma myjniami ręcznymi w Warszawie, nie korzystając z automatycznych obiektów. Podobnie postępujemy w przypadku serwisów oponiarskich. Mamy z góry wytypowane stacje, na których wymieniamy opony w samochodach służbowych. Zgodnie z zasadą „jeżeli oszczędzać to rozważnie” koszty redukujemy poprzez używanie tańszych opon, jednak nie tych z najniższej półki. Przykładowo samochody pracowników wyższego szczebla jeżdżą na ogumieniu klasy premium.

Znaleźliśmy sposób na oszczędności związane z wymianą floty samochodów – bez konieczności zmiany marki pojazdów na tańszą. Kupujemy roczne auta, tzw. pokazowe. Oprócz atrakcyjnej ceny dodatkowo dealer zapewnia na nie gwarancje. Zdecydowaliśmy się także na wydłużenie czasu eksploatacji pojazdów i aktualnie objęte są one gwarancją na pięć lat do przebiegu 200 000 kilometrów. Dotychczas auta podlegały ochronie przez dwa lata do 150 000 kilometrów. Zredukowaliśmy również koszty serwisowania floty. ASO obsługuje tylko samochody na gwarancji. Kiedy okres/przebieg zapewnienia niezawodności przez importera wygaśnie, pojazdy zostaną skierowane do niezależnego serwisu.

Zakres wykorzystania aut

Adam Legutowski, ekspert PKO BP

– Najlepszym elementem pozwalającym na zmniejszenie kosztów związanych z wykorzystaniem floty jest przede wszystkim zweryfikowanie liczby użytkowanych pojazdów. Dokładne przyjrzenie się temu ile mamy aut i jakie zadania są przy ich wykorzystaniu wykonywane a jakie mogłyby być, pozwoli na zidentyfikowanie nadliczbowych samochodów lub też wskaże inne obszary, w których można osiągnąć potencjalne oszczędności takie jak np. zmiana wersji wyposażenia. Być może potrzebne okaże się ustanowienie limitów kilometrów lub też wielkości zakupów paliwa do realizacji zadań służbowych.

Drugi ważny element stanowi przeanalizowanie oferty rynkowej i zweryfikowanie czy obecnie użytkowana marka samochodów służbowych jest na pewno optymalnym wyborem.

Być może warto zmienić również sposób zapewnienia obsługi serwisowej – my postanowiliśmy zwiększyć zaangażowanie outsourcera w ten proces. Analizy wymaga zakres i celowość użytkowania aut do danych czynności.

Najważniejszym zadaniem związanym z optymalizacją wykorzystania floty w bieżącym roku będzie prowadzona obecnie w konsekwentny sposób polityka optymalizacji wykorzystywania samochodów do realizacji zadań służbowych. Zamierzamy także kontynuować zmianę marki pojazdów użytkowanych w naszym przedsiębiorstwie.

Prowadzimy działania we wszelkich możliwych obszarach zarządzania samochodami służbowymi w taki sposób, aby osiągnąć maksimum korzyści przy minimalnych nakładach, nie tylko finansowych. Zdajemy sobie sprawę, że nie tylko ograniczanie kosztów bieżących może mieć istotny wpływ na całość funkcjonowania taboru w przedsiębiorstwie. Staramy się zatem identyfikować te elementy procesu administrowania flotą, których poprawa może mieć wpływ na wynik globalny.

Fot. Panthermedia