Black Friday – logistyczny maraton

Przygotowanie magazynu do Black Friday jest kluczowym elementem strategii sprzedażowej wielu firm, zwłaszcza tych działających w branży e-commerce. Black Friday, choć jest jednym z najważniejszych dni w kalendarzu handlowym, to jedynie wstęp do kolejnych wydarzeń, takich jak Cyber Monday, święta i wyprzedaże końca roku. Badania pokazują, że w tym okresie sprzedaż znacząco wzrasta, co dla wielu firm może być czynnikiem decydującym o sukcesie finansowym całego roku.

Black Friday to niewątpliwie najważniejsze wydarzenie zakupowe w roku. To także kluczowy moment dla branży handlowej, rozpoczynający sezon świąteczny. Według badań przeprowadzonych w ramach raportu Black Friday Consumer Sentiment Survey, tylko 8% Polaków nie słyszało lub słyszało niewiele o Black Friday. Jak podaje Boston Consulting Group, firma na zlecenie której wspomniane badanie zostało przygotowane, aż 78% polskich badanych planuje skorzystać z czarnopiątkowych okazji, co przewyższa nawet światową średnią (74%).

To nie koniec zaskoczeń, ponieważ okazuje się, że polscy konsumenci planują wydać średnio 310 USD, tyle samo co zamożniejsi Kanadyjczycy i znacznie więcej niż bogaci Australijczycy (260 USD). Oczywiście kluczowym kryterium wpływającym na decyzję o miejscu zakupów jest cena (43%).

Sprzedawcy działający w modelu omnichannel mogą być głównymi beneficjentami, ponieważ aż 58% klientów preferuje zakupy u detalistów, którzy prowadzą sprzedaż zarówno tradycyjną, jak i online. Ci, którzy decydują się na zakupy online, najczęściej wybierają platformy typu marketplace (52%). Garść tych statystyk jest najlepszą ilustracją tego, jak ważny jest Czarny Piątek. Należy się spodziewać, że w tym okresie sprzedaż znacząco wzrośnie. Dla handlowców, nie ważne czy działają w modelu tradycyjnym, e-commerce lub omnichannel, przygotowanie magazynu do Black Friday jest krytycznie ważnym elementem strategii sprzedażowej.

Szybka dostawa i obsłgua zwrotów – najważniejsze wyzwania

Jednym z kluczowych problemów, z jakimi boryka się branża e-commerce, jest konieczność sprawnego dostarczania zamówień w jak najkrótszym czasie. W większości przypadków oczekuje się, że towar dotrze do klienta w ciągu maksymalnie 48 godzin od złożenia zamówienia. To wymaga doskonałego zarządzania procesem logistycznym i szybkiej reakcji na zapotrzebowanie.

Kolejnym wyzwaniem jest sprawne zarządzanie procesem zwrotów. W branży e-commerce zwroty są znaczącym aspektem działalności. Szacuje się, że około 10% wszystkich zamówień na całym świecie jest odsyłanych do sprzedawców. W przypadku branży modowej ta liczba może nawet wynieść od 20% do 40%. Szczególnie na niemieckim rynku e-commerce, który jest jednym z największym w Europie, zwroty ubrań i obuwia osiągają ekstremalnie wysoki poziom, sięgając aż 70%.

Analizuj do przodu, działaj do tyłu

Czarny Piątek jest bardzo wyczekiwaną częścią corocznego kalendarza zakupów dla branży handlowej na całym świecie, w tym w Polsce. Zyski generowane w tym okresie mogą stanowić znaczną część rocznych przychodów wielu firm. Dokładne liczby zależą od wielu czynników, w tym od branży, lokalizacji, a także od trendów ekonomicznych i konsumenckich w danym roku. Z przygotowaniami nie można zwlekać. Należy je zacząć już po zakończeniu sezonu. Skuteczne przygotowanie do nowego okresu wymaga przede wszystkim analizy działań z poprzednich cykli.

Aby sprostać wyzwaniom związanym z sezonowym popytem, istotne jest wykrycie potencjalnych ograniczeń w procesach operacyjnych, zwanych wąskimi gardłami. Te punkty krytyczne, zwłaszcza podczas szczytu sezonu, mogą prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień. Ich eliminacja jest kluczowa dla płynności operacji. Rozpoczynamy od przeprowadzenia analizy przyczyn źródłowych (root cause analysis). Analizujemy co się udało i co nie zadziałało dobrze. W przebadaniu  przyczyn różnych nieprawidłowości pomocna jest np. metoda 5 Why, która pozwala zidentyfikować obszary do poprawy. Polega ona na wielokrotnym zadawaniu pytania  “dlaczego”.

Ocena dostępności zasobów, takich jak urządzenia mobilne, wózki i przeszkolony personel, jest kluczowa dla efektywnej kompletacji zamówień. Warto ocenić, czy zasoby były wystarczające w poprzednim sezonie i czy konieczne są zmiany lub inwestycje przed następnym sezonem.

Krytyczne w obsłudze szczytu sprzedaży może się okazać działanie access pointów zapewniających dostęp do sieci komputerowej wszystkim użytkownikom.

Analiza wyników sezonu, uwzględniająca sukcesy i błędy, pozwoli skoncentrować się na obszarach, które wymagają ulepszeń. Metoda 5 Why pomoże zrozumieć korzenie problemów, a ocena dostępności zasobów pozwoli uniknąć potencjalnych problemów związanych z brakiem sprzętu lub odpowiednio przeszkolonym personelem. Zidentyfikowanie wąskich gardeł i opracowanie harmonogramu zmian związanych z sezonowością jest istotne dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania. Zmiany powinniśmy wdrożyć odpowiednio wcześnie, najpóźniej do końca sierpnia i je przetestować, bo wdrażanie ich na chwilę przed sezonem może zdestabilizować pracę magazynu.

Testy wydajnościowe czyli próba generalna

Aby sprawdzić jak magazyn funkcjonuje przy wysokim obłożeniu warto przeprowadzić tzw. stress testy oraz testy procesowe, zwłaszcza w kontekście zarządzania systemami WMS oraz automatyzacji procesów kompletacji zamówień.

Stress testy to rodzaj sprawdzianów, które pozwalają na ocenę wydolności i stabilności systemu w warunkach ekstremalnego obciążenia. Dzięki tym testom jesteśmy w stanie poznać reakcję magazynu na sytuacje, w których liczba zamówień lub operacji logistycznych znacząco przekracza standardowe obciążenie. Przykładowo, stress testy pozwalają odpowiedzieć na pytania takie jak: Jaki jest maksymalny poziom obciążenia, z którym nasz magazyn może sobie poradzić, nie ulegając awarii? Gdzie tkwią potencjalne punkty krytyczne, które mogą prowadzić do przeciążeń w systemie? Testy te są niezwykle istotne, gdyż pozwalają na zminimalizowanie ryzyka wystąpienia problemów w rzeczywistych warunkach eksploatacji magazynu.

Testy procesowe skupiają się na ocenie efektywności i skuteczności konkretnych procesów w systemie WMS. Są to bardziej szczegółowe testy, które analizują poszczególne operacje logistyczne, takie jak kompletacja zamówień, przyjęcia towaru czy przemieszczanie produktów w magazynie. Dzięki testom procesowym możemy ocenić, czy konkretne operacje przebiegają optymalnie, czy też istnieją zbędne opóźnienia lub błędy w ich realizacji. Co ważne w magazynie wszystkie procesy występują jednocześnie i mają wpływ na siebie nawzajem. W tym samym czasie odbywa się przyjęcie i wydanie towaru.

Należy podkreślić, że współczesne systemy WMS, takie jak PSIwms, oferują zaawansowane narzędzia do przeprowadzania testów. Przykładowo, automatyczne testy wielowątkowe pozwalają na symulację rzeczywistych warunków pracy magazynu, co umożliwia dokładniejszą ocenę wydolności systemu. Rozwiązanie Warehouse Intelligence pozwala zwizualizować te symulacje. Aby przeprowadzić testy musimy określić procesy logistyczne które będziemy analizować, zasoby oraz zakres danych. W czasie testu monitorujemy KPI dzięki czemu możemy określić jak symulacja przebiega pod kątem wydajności. Na końcu powstają raporty wydajnościowe. To narzędzie pozwala identyfikować obszary, które wymagają optymalizacji oraz wprowadzenia usprawnień w codziennych operacjach magazynowych.

Pracować mądrzej, nie więcej

W okresach zwiększonego zapotrzebowania na usługi, np. przed świętami, efektywne zarządzanie pracownikami sezonowymi jest niezwykle ważną kwestią. Aby nowi pracownicy stali się w pełni samodzielni i wydajni, istotne jest efektywne wdrożenie.  

Pierwszy krok to wdrożenie i szkolenie pracowników sezonowych . Szybkie i skuteczne szkolenie, wspierane przez intuicyjne interfejsy systemów zarządzania magazynem (WMS), pozwala pracownikom błyskawicznie zrozumieć procesy i jednocześnie zminimalizuje ryzyko popełnienia przez nich błędów.

System WMS oferuje szereg możliwości wspierających analizę efektywności realizacji poszczególnych procesów, w tym także pod kątem oceny pracowników.

Technologia do usług

System WMS pełni kluczową rolę w sprawnym zarządzaniu magazynem, oferując szereg funkcji, od lokalizacji towaru, przez planowanie i zarządzanie zasobami, aż po automatyzację i optymalizację procesów kompletacji. Operacje magazynowe cechuje duża dynamika zmian. W różnych okresach pojawiają się różne kryteria, raz bardziej istotne będzie optymalizacja przestrzeni magazynowej, a innym razem szybkość realizacji zamówień. System PSIwms oferuje także możliwość automatycznego dostosowywania konfiguracji systemu do różnych sytuacji np. zmiany dziennej/nocnej lub obsługi szczytu sprzedaży.

Podsumowując, przygotowanie magazynu do Black Friday wymaga starannego planowania, analizy i testowania. Przeoczenie tego ważnego momentu będzie miało wpływ na wyniki całego sezonu świątecznego, który jest kulminacją roku. Straconego czasu będzie trudno nadrobić. Dlatego kluczowe jest zrozumienie wyzwań, jakie niesie ze sobą sezonowość, oraz odpowiednie dostosowanie zasobów i procesów logistycznych, aby sprostać zwiększonemu popytowi. Systemy WMS, takie jak PSIwms, oferują szereg narzędzi i funkcji, które mogą pomóc w osiągnięciu tego celu nie tylko w okresie świątecznym, ale przez cały rok. Jak ostrzega McKinsey, w ciągu najbliższych 10 lat firmy mogą tracić połowę swoich zysków rocznie z powodu problemów z dostawami. Prewencja jest tańsza niż leczenie.