5 koniecznych kroków do udanego wdrożenia systemu ERP

Przedsiębiorstwa produkcyjne często pytają, jak wygląda typowe wdrożenie systemu ERP. Prawda jest taka, że wszystkie wdrożenia ERP 4FACTORY różnią się od siebie w szczegółowym zakresie, ale wszystkie rozpoczynają się od zaangażowania dostawcy wdrażającego rozwiązanie oraz wewnętrznych zespołów biznesowych i IT przedsiębiorstwa. Wybór odpowiedniego oprogramowania ERP jest bardzo ważną decyzją, potrzeba więc dużo czasu na szerokie i głębokie analizy, aby wiedzieć, który z systemów jest najlepszy funkcjonalnie dla danej firmy.

Równie ważna jest łatwość wdrożenia i to, jak szybko można reagować na zmiany lub czynniki zakłócające działalność w trakcie i po wdrożeniu. Jak w przypadku każdego większego projektu, określenie planu strategicznego i właściwe przygotowanie jego realizacji jest kluczowym warunkiem sukcesu wdrożenia.

Jakie są kroki wdrożenia systemu ERP 4FACTORY?

Firma QAD stworzyła strategię zwaną Effective On Boarding (EOB), która sprawia, że wdrożenie jest tak szybkie i efektywne, jak to jest tylko możliwe. Na każdym etapie, zespoły wdrożeniowe wewnętrzne i zewnętrzne, dokonują przeglądu realizacji wszystkich kamieni milowych, wyników i zobowiązań. Raportują postępy, odnotowując wszelkie wyzwania i problemy. EOB obejmuje skuteczną metodologię: szybkie narzędzia wdrożeniowe oraz wstępnie zdefiniowane standardowe procesy branżowe i instrukcje robocze, które pozwalają na zwinną i skuteczną transformację cyfrową przedsiębiorstw. QAD i jedyna autoryzowana firma wdrożeniowa w Polsce – DSR S.A., zapewniają normatywne podejście i szybkie uaktualnienia przy wdrożeniach dla firm o niższej złożoności procesów biznesowych oraz dostosowane i skalowalne podejście dla firm o bardziej złożonych strukturach.

Kluczowe etapy wdrożenia systemu ERP 4FACTORY

1. Zaangażowanie

Podczas pierwszego kroku angażujemy strony przedsięwzięcia tzn. firma wdrożeniowa DSR wraz ze swoimi konsultantami biznesowymi ustala z firmą wdrażającą oczekiwania i wymagania systemu, definiuje zakres prac oraz określa czas, koszty i zasoby potrzebne do wdrożenia. Następnie oba zespoły zobowiązują się na piśmie do konkretnego zakresu prac, który stanowi podstawę projektu wdrożeniowego.

2. Planowanie

Następny etap to wybór członków zespołów i rozpoczęcie projektu. Obejmuje on planowanie szczegółowe z zaangażowaniem wszystkich grup interesariuszy oraz formowanie zespołu projektowego. Zespół opracowuje plan z określeniem projektowych kamieni milowych i oczekiwanych rezultatów, a także identyfikuje wszystkie potrzebne zasoby z firm wdrożeniowej i wdrażającej.

Na tym etapie uzgadnia się i tworzy struktury zarządzania projektem, takie jak komitet sterujący i odpowiednie procesy dotyczące kontroli zmian w projekcie czy zarządzania ryzykiem.

3. Projektowanie

Następnie organizowane są warsztaty procesów biznesowych. QAD Adaptive ERP posiada wbudowane mapy procesów dostosowane do najlepszych praktyk w głównych branżach produkcyjnych, na przykład w branży urządzeń medycznych, motoryzacyjnej, żywności i napojów, towarów pakowanych, itp. Procesy te zawierają również dopasowane i szczegółowe instrukcje pracy dla każdego etapu procesu.

Podczas warsztatów dotyczących procesów biznesowych sprawdzane jest, jak ściśle przedsiębiorstwo wdrażające przestrzega tych standardowych procesów branżowych. W niektórych przypadkach, przedsiębiorstwa mogą mieć procesy, które różnią się od standardów branżowych lub mogą być całkowicie pozbawione niektórych z nich. QAD Adaptive ERP może wypełnić te luki, co wiąże się z alternatywnymi konfiguracjami procesów lub projektowaniem rozszerzeń systemu przez ekspertów DSR. Zespół DSR zbiera również specyficzne wymagania firmy wdrażającej dla wszelkich usług dodatkowych, takich jak interfejsy do innych systemów, elektroniczną wymianę dokumentów (ang. Electronic Data Interchange –  EDI), e-fakturowanie, itp. Wykonuje prace techniczne, aby uwzględnić te usługi dodatkowe.

Na koniec warsztatów dotyczących procesów biznesowych, uzgodniony jest zakres funkcjonalny systemu ERP 4FACTORY na poziomie kroków procesu i instrukcji roboczych. Następnie konfigurowane jest oprogramowanie QAD Adaptive ERP z tymi krokami procesu i odpowiednio zmieniane szczegółowe instrukcje pracy, aby spełnić specyficzne wymagania każdej firmy.

Odbywają się również warsztaty techniczne w celu identyfikacji wszystkich struktur danych oraz ewentualnego czyszczenia i migracji tych już istniejących. Do systemu ładowane są również dane statyczne.

4. Testowanie

Firma DSR przeprowadza dwa testy oprogramowania CRP (ang. Conference Room Pilot):

• Testuje cały system i przechodzi przez proces testowania z zespołami funkcjonalnymi firmy wdrażającej. Testy CRP są procesem identyfikacji i rozwiązywania błędów. DSR przeprowadza kompleksowe przejście przez każdy proces, aby zarejestrować wszystko, co nie działa, sporządza projekt rozwiązania i zobowiązuje się do dotrzymania terminu rozwiązania. Pierwszy zestaw testów CRP trwa zazwyczaj około trzech lub czterech tygodni.
• Po przejściu pierwszej serii testów CRP, zespoły spotykają się ponownie w celu przeprowadzenia tego samego procesu rozwiązywania błędów – na tym etapie spodziewana jest bowiem znacznie mniejsza ilość błędów. DSR identyfikuje, czy jakiekolwiek rozszerzenia wymagają korekty. Z doświadczenia QAD i DSR wynika, że to właśnie w tym momencie niektóre przedsiębiorstwa zastanawiają się nad tym, jak bardzo ich działania są zgodne z tymi zaprojektowanymi w QAD Adaptive ERP i mogą dokonać zmian operacyjnych. Zespół projektowy nadal reaguje aktywnie na wszelkie problemy wynikające z testów CRP.

Następnie przeprowadzane są testy akceptacyjne użytkowników oprogramowania UAT (ang. User Acceptance Testing), które prowadzą do wprowadzenia danych i uruchomienia systemu. Testy akceptacyjne użytkowników obejmują rzeczywistych użytkowników i operatorów, a także liderów funkcjonalnych. Podczas UAT, lista potencjalnych problemów powinna być stosunkowo niewielka i możliwa do opanowania. Zespół rozwiązuje problemy w cyklu UAT tak, aby na koniec cyklu nie było żadnych krytycznych lub znaczących problemów. Z naszego doświadczenia wynika, że na koniec UAT zespół może mieć do rozwiązania kilka drobnych problemów, na przykład dotyczących układu ekranów, które nie mają wpływu na harmonogram go-live. Zakończenie UAT prowadzi do podjęcia decyzji typu go/no-go.

5. Wdrażanie

Po zakończeniu UAT, zespół planuje ostateczne przeniesienie danych (ang. cut-over) i uruchomienie systemu (ang. go-live). DSR przygotowuje szczegółowy plan, kiedy zatrzymać stary system (najlepiej w piątek) i uruchomić nowy (najlepiej w poniedziałek), z okresem krótkiego przestoju w czasie weekendu, kiedy dane dynamiczne są przenoszone i ładowane do wdrożonego systemu (dane statyczne zostały już przeniesione i załadowane kilka razy przed tym krokiem).

Podczas go-live, DSR wprowadza okres wysoce skoncentrowanej opieki i wsparcia klienta, znany jako “hyper-care”. Zespół projektowy przekazuje obsługę QAD Adaptive ERP do zespołu wsparcia i pracuje nad rozwiązaniem wszelkich problemów. W zależności od złożoności zaangażowania, może to trwać od jednego do czterech tygodni. Ostatecznie, zespoły chcą zakończyć opiekę nad systemem i przejść w stan regularnego wsparcia, z systemem w pełni przekazanym firmie wdrażającej.

Dla projektów wdrożeń z wieloma zakładami, DSR tworzy model bazowy jako część projektu procesu biznesowego, a następnie przeprowadza CRP. Potem uruchamiany jest pilotaż w głównym zakładzie lub w dwóch lub trzech mniejszych powiązanych zakładach i przeprowadza się analizę “fit-gap”, aby zidentyfikować krytyczne lokalne wymagania w stosunku do modelu bazowego. Te luki, po uzgodnieniu, są odpowiednio konfigurowane/rozszerzane, a pilotażowy cykl UAT i cut-over zakończony. Na koniec projektu pilotażowego powstaje harmonogram wdrożenia, w którym kroki te są powtarzane w kolejnych zakładach.

Po zakończeniu okresu “hyper-care”, DSR przeprowadza obszerny przegląd poprojektowy, aby zidentyfikować wszelkie wyciągnięte wnioski, podkreślić sukcesy projektu i określić ilościowo osiągnięte cele. Zespół przeprowadza szeroko zakrojoną kontrolę, aby upewnić się, że zakładane korzyści biznesowe są realizowane.

Podstawowy warunek sukcesu wdrożenia ERP 4FACTORY

Wdrożenie ERP 4FACTORY kończy się sukcesem, gdy firmy wdrożeniowa i wdrażająca współpracują ze sobą w sposób otwarty i przejrzysty. Zespoły muszą postrzegać udaną implementację ERP jako partnerstwo biznesowe. Podążając za opisanymi 5 krokami procesu wdrożenia QAD Adaptive ERP, przedsiębiorstwa produkcyjne zyskują skuteczne i skalowalne rozwiązanie, pomagające w cyfrowej transformacji, koniecznej zwłaszcza w obecnych czasach dynamicznych zmian rynkowych.

Artykuł powstał w oparciu o materiały QAD Inc. i DSR S.A.

Systemy ERP oraz rozwiązania dla firm produkcyjnych dostarcza firma DSR z Wrocławia